Henkilöstöjaos
Pöytäkirja 20.06.2023/Pykälä 46

Ytelin 14.06.2023 § 18 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

 Liitteet: Hinnoittelutunnus 01ASI040 ja hinnoittelutunnus 01TOI060

 TVA, tehtävänkuvat

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Nivalan kaupungin toimistohenkilöstön työnvaativuustekijät

(jatkossa TVA) ja tehtävänkuvat on päivitetty kevään 2023 aikana.

Taustaa

Nivalan kaupungin talousarvion 2023 kaupunginhallituksen tavoitteisiin on kirjattu: Selvitämme toimialojen yhteisen hallinto-, talous ja HR -yksikön mahdollisuuden. Lisäksi henkilöstöjaoksen talousarviotavoitteisiin on kirjattu: Tarkistamme toimistopalveluiden tehtävänkuvat ja tehtävänimikkeet.

Selvitystä aloitettiin kahden päivän Lean-prosessilla, jossa tavoitteena oli selvittää mahdollisuutta Nivalan kaupungin talous-, HR- ja hallintotoimintojen hoitamista keskitetysti osallistamalla ao. työtä tekevät asiantuntijat ja sihteerit kartoituksen tekemiseen. Tavoitteena oli tunnistaa henkilöriippuvuudet eri toiminnoissa/tehtävissä ja keskustella siitä, voitaisiinko talous-, HR- ja hallintotoimintoja keskittämällä ja tiimityötä lisäämällä saavuttaa sujuvampaa toimintaa ja tasata työn kuormittavuutta.

Lean-selvityksessä kävi ilmi, että tehtävänkuvat ovat osin pirstaleiset ja osin jakautuneet eri suhteissa esim. toimialan ja hallinnon välillä. Moni osallistuu myös talous-, HR- ja yleisiin hallintotehtäviin ja tehtävissä esiintyy osittaista henkilöriippuvuutta. HR-asioihin keskittyvä resurssi puuttuu organisaatiosta. Toimistohenkilöstön mukaan tiimityöskentely koettiin olevan hyvällä tasolla toimialojen sisällä, mutta tiedottamisessa, yhdenvertaisuudessa ja avoimuudessa koettiin olevan puutteita.

Lean-prosessissa saatiin esille tehtäviä, joita voisi keskittää. Tällaisia olisivat mm. HR-tehtävät ja jotkin taloushallinnon tehtävät. Taloustiimi todettiin jo olevan toiminnassa ja se koetaan hyväksi.

Toimistohenkilöstön TVA ja tehtävänkuvat

Jotta saataisiin selville, missä tehtävissä mahdollisesti keskitettäviä/yhdisteltäviä tehtäviä olisi, tehtiin tehtävänkuvien ja TVA:n tarkastelu tavoitteena samalla saada ne ajantasaisiksi. Valmisteluun osallistui työnantajan lisäksi HR Legal Services Oy:n asiantuntija Tiina Häyhä. Toimistohenkilöstön tehtävän vaativuuden arviointia lähdettiin uudistamaan siten, että valmisteltiin TVA kriteerit sekä asiantuntijatehtävien hinnoittelutunnukseen että toimistoalan hinnoittelutunnukseen. Myös tehtävänkuvat käytiin läpi ja uudistettiin. Henkilöstöltä oli saatu tehtävänkuvauksia ja esityksiä myös tehtävänimikkeiden muuttamiseksi sekä palkkaesityksiä.

Valmistelun tuloksena hinnoittelutunnus 01ASI040 TVA tasoja muodostui kolme: perustaso, vaativa taso ja erittäin vaativa taso/erityistehtävä ja hinnoittelutunnukseen 01TOI060 kaksi vaativuustasoa perustaso ja vaativa taso. Tehtävänkuvat muodostuvat tehtävän tarkoituksen määrittelemistä tehtäväkokonaisuuksista sekä lisävastuista ja -tehtävistä.

Toimistohenkilöstön TVA ja tehtävänkuvat sekä ehdotetut tehtävänimikket käsiteltiin johtoryhmässä 5.6.2023 ja esiteltiin toimistohenkilöstölle 7.-8.6.2023 toimialoittain.

Esittelijä 

 Kaupunginjohtaja Karikumpu Päivi

Päätösesitys 

 Yhteistoimintaelin käy keskustelua ja merkitsee toimistohenkilöstön TVA:n ja tehtävänkuvat tietoon saaduksi.

Päätös 

 Merkittiin tietoon saaduksi.

Hj 20.06.2023 § 46  

277/01.02.00.00/2023  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [ ]

 Liitteet: Hinnoittelutunnus 01ASI040 ja hinnoittelutunnus 01TOI060

 TVA, tehtävänkuvat

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p.040 344 7201

Nivalan kaupungin palkkausjärjestelmää ollaan tarkentamassa ja uudistamassa kokonaisuutena.

Nivalan kaupungin toimistohenkilöstön työnvaativuustekijät

(jatkossa TVA) ja tehtävänkuvat on päivitetty kevään 2023 aikana. Tehtävänimikkeiden tarkistaminen on kaupunginhallituksen päätettävänä 19.6.2023. Tässä esitetyt tehtävänkuvat ja vaativuuden arviointi perustuvat uusiin tehtävänimikkeisiin tehtyihin kuvauksiin.

KVTES:n luku II § 9 1 mom. mukaan tehtävänkuva on tehtävän vaativuuden arvioinnin peruste. Tehtävänkuva on rakenteeltaan selkeä ja yksinkertainen. Tehtäväkuvausten pitää olla yhteismitallisia, jotta objektiivinen arviointi on mahdollista.Tehtäväkuvausta ei tarvitse tehdä kaikille henkilöille erikseen silloin, kun henkilöt tekevät samanlaisia tehtäviä. Tällöin voidaan tehdä esim. mallitehtäväkuvaus ja täydentää sitä tarvittaessa.

Taustaa

Nivalan kaupungin talousarvion 2023 kaupunginhallituksen tavoitteisiin on kirjattu: Selvitämme toimialojen yhteisen hallinto-, talous ja HR -yksikön mahdollisuuden. Lisäksi henkilöstöjaoksen talousarviotavoitteisiin on kirjattu: Tarkistamme toimistopalveluiden tehtävänkuvat ja tehtävänimikkeet.

Selvitystä aloitettiin kahden päivän Lean-prosessilla, jossa tavoitteena oli selvittää mahdollisuutta Nivalan kaupungin talous-, HR- ja hallintotoimintojen hoitamista keskitetysti osallistamalla ao. työtä tekevät asiantuntijat ja sihteerit kartoituksen tekemiseen. Tavoitteena oli tunnistaa henkilöriippuvuudet eri toiminnoissa/tehtävissä ja keskustella siitä, voitaisiinko talous-, HR- ja hallintotoimintoja keskittämällä ja tiimityötä lisäämällä saavuttaa sujuvampaa toimintaa ja tasata työn kuormittavuutta.

Lean-selvityksessä kävi ilmi, että tehtävänkuvat ovat osin pirstaleiset ja osin jakautuneet eri suhteissa esim. toimialan ja hallinnon välillä. Moni osallistuu myös talous-, HR- ja yleisiin hallintotehtäviin ja tehtävissä esiintyy osittaista henkilöriippuvuutta. HR-asioihin keskittyvä resurssi puuttuu organisaatiosta. Toimistohenkilöstön mukaan tiimityöskentely koettiin olevan hyvällä tasolla toimialojen sisällä, mutta tiedottamisessa, yhdenvertaisuudessa ja avoimuudessa koettiin olevan puutteita.

Lean-prosessissa saatiin esille tehtäviä, joita voisi keskittää. Tällaisia olisivat mm. HR-tehtävät ja jotkin taloushallinnon tehtävät. Taloustiimi todettiin jo olevan toiminnassa ja se koetaan hyväksi.

Toimistohenkilöstön TVA ja tehtävänkuvat

Jotta saataisiin selville, missä tehtävissä mahdollisesti keskitettäviä/yhdisteltäviä tehtäviä olisi, tehtiin tehtävänkuvien ja TVA:n tarkastelu tavoitteena samalla saada ne ajantasaisiksi. Valmisteluun osallistui työnantajan lisäksi HR Legal Services Oy:n asiantuntija Tiina Häyhä. Toimistohenkilöstön tehtävän vaativuuden arviointia lähdettiin uudistamaan siten, että valmisteltiin TVA kriteerit sekä asiantuntijatehtävien hinnoittelutunnukseen että toimistoalan hinnoittelutunnukseen. Myös tehtävänkuvat käytiin läpi ja uudistettiin. Henkilöstöltä oli saatu tehtävänkuvauksia ja esityksiä myös tehtävänimikkeiden muuttamiseksi sekä palkkaesityksiä.

Valmistelun tuloksena hinnoittelutunnus 01ASI040 TVA tasoja muodostui kolme: perustaso, vaativa taso ja erittäin vaativa taso/erityistehtävä ja hinnoittelutunnukseen 01TOI060 kaksi vaativuustasoa perustaso ja vaativa taso. Tehtävänkuvat muodostuvat tehtävän tarkoituksen määrittelemistä tehtäväkokonaisuuksista sekä lisävastuista ja -tehtävistä.

Toimistohenkilöstön TVA ja tehtävänkuvat sekä ehdotetut tehtävänimikket käsiteltiin johtoryhmässä 5.6.2023 ja esiteltiin toimistohenkilöstölle 7.-8.6.2023 toimialoittain. Tehtävänkuvat käydään tehtävää hoitavien kanssa erikseen läpi ja tarkennetaan mm. lisävastuut ja- tehtävät.  Osa tehtävänkuvista on ns.mallitehtävänkuvia, joita täsmennetään tarkastelun yhteydessä.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Hankonen Liisa

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos hyväksyy hinnoittelutunnuksen 01ASI040 ja hinnoittelutunnuksen 01TOI060 tehtävän vaativuuden arvioinnit eli TVA:n sekä seuraavat tehtävänkuvat: toimistoassistentti, johdon assistentti, hallintoassistentti, hallintoasiantuntija, taloushallinnon asiantuntija, maaseutuhallinnon asiantuntija, koulusihteeri ja tietohallinnon asiantuntija.

Osa tehtävänkuvista on ns.mallitehtävänkuvia. Tehtävänkuvat käydään läpi ja tehdään mahdolliset tarkennukset jokaisen tehtävää hoitavan kanssa erikseen.

Nivalan kaupungin palkkausjärjestelmän uudistamista jatketaan siten, että kokonaisuus valmistuu vuoden 2023 loppuun mennessä.

Päätös 

 Hyväksyttiin.

OTE: Hinnoittelutunnuksen 01ASI040 ja hinnoittelutunnuksen 01TOI060 henkilöstö, esihenkilöt