Kaupunginhallitus
Esityslista 20.01.2025/Asianro 6

Khall 20.01.2025     

423/02.00.01/2024  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [ ]

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

  Valtuuston hyväksymän talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa

todetaan laskujen hyväksymisestä seuraavaa:

  Ennen hankintapäätöksen tekemistä hankintapäätöksen tekijän on varmistettava, että käytettävissä olevat määrärahat riittävät hankintakustannusten kattamiseen. Yrittäjiltä ostettavien palveluiden kohdalla on hankintapäätöstä tehtäessä tarkistettava, kuuluuko yrittäjä ennakkoperintärekisteriin ja YEL:n (yrittäjäeläkevakuutus) piiriin. Yksityisyrittäjältä pyydetään ennakkoperintärekisteriote, sekä

 yrittäjäeläketodistus, jotta suoritus voidaan maksaa ostoreskontran kautta. Mikäli yrittäjä ei toimita em. todistusta, suoritus on maksettava palkanlaskennan kautta.

  Ennakkoperintärekisteriin kuulumisen voi tarkastaa myös YTJ-rekisteristä (verohallinnon yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Näillä tarkistuksilla varmennetaan, että kaupungille ei myöhemmin lankea yrittäjän itsensä maksettavaksi kuuluvia eläkekuluja ja ennakonpidätyksiä.

 Jokaista tehtäväaluetta ja/tai yksikköä varten toimielimet määrittelevät vuosittain laskujen hyväksyjät.

 Jokaiselle hyväksyjälle nimetään varahenkilö. Laskujen hyväksyjän tulee olla tehtäväalueen tai yksikön toiminnasta vastuullinen henkilö. Laskujen hyväksyjien tiedot tulee pitää ajan tasalla sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän reitityksessä. Muutokset laskujen hyväksyjissä ilmoitetaan taloustoimistoon ja Kuntien hetapalveluille.

  Kaupungin osto- ja myyntireskontraa ylläpitää Kuntien Hetapalvelut Oy. Ostolaskujen käsittelyssä käytetään sähköistä ostolaskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmää. Ostolaskut ohjataan kaupungin viralliseen laskutusosoitteeseen ja viitetiedoksi ohjeistetaan laittamaan laskun tarkastajan ja hyväksyjän nimi sekä kustannuspaikka. Toimialat vastaavat reititystietojen (tarkastajat/hyväksyjät) ajan tasalla pitämisestä.

 Tilitoimisto vastaa asianmukaiseen osoitteeseen toimitettujen verkko- ja paperilaskujen sekä maksumääräysten reitittämisestä kiertoon kaupungin organisaatioon toimialojen ylläpitämän reitityskartan mukaisesti.

 Kaupungin puolella laskut kierrätetään sähköisesti ostolaskuohjelmassa. Kolmivaiheisessa kierrossa laskulla on kaksi tarkastajaa ja hyväksyjä. Toisen tarkastajan tulee olla tiliöintitaitoinen. Tarkastusvaiheessa varmistutaan siitä, että laskussa veloitettu tavara tai palvelu on vastaanotettu ja että lasku on oikein ja vastaa saatua tavaraa tai palvelua. Tarkastusvaiheessa lasku tiliöidään, ellei Hetapalveluiden esikäsittely ole tehnyt tiliöintiä. Tarkastaja voi lisätä tietoihin kustannuspaikan, jonka käyttöön tavara tai palvelu on tullut.

 Hyväksyjän vastuulla on tarkistaa, että lasku kohdentuu oikealle kustannuspaikalle, on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty tarkastetuksi ja että menon suorittamiseksi on käytettävissä määrärahaa. Hyväksyjällä on velvollisuus tarvittaessa lisätä, täydentää tai korjata kustannuspaikkatieto tai tiliöintiä. Laskun tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyjän asemassa oleva ei saa hyväksyä omia puhelin-, matka-, majoitus- tai koulutuslaskujaan vaan ne on esihenkilön hyväksyttävä.

Esittelijä 

 Kaupunginjohtaja Karikumpu Päivi

Päätösesitys 

 Kaupunginhallitus päättää hyväksyä laskujen hyväksyjät
seuraavasti:

Tehtäväalue
Hyväksyjät

105 Kaupunginvaltuusto
   Saara Mehtälä
   varalla Ulla Alin, Päivi Karikumpu, hallituksen puheenjohtaja

120 Kaupunginhallitus
   Saara Mehtälä
   varalla Päivi Karikumpu, Ulla Alin, hallituksen puheenjohtaja

127 Liikuntakeskus Oy:n toiminta-avustus
   Ulla Alin,
   varalla Päivi Karikumpu, Saara Mehtälä, hallituksen puheenjohtaja

128 Työllistämistoimet
   Saara Mehtälä
   varalla Päivi Karikumpu, Ulla Alin, hallituksen puheenjohtaja

130 Keskushallinto
  130, 141,143,145
   Saara Mehtälä
   varalla Ulla Alin, Päivi Karikumpu

144 Taloushallinto
   Ulla Alin,
   varalla  Saara Mehtälä,  Päivi Karikumpu


150 Henkilöstöjaos
   Saara Mehtälä
   varalla Ulla Alin, Päivi Karikumpu

1226 Ympäristöterveydenhuolto
  Päivi Karikumpu
  varalla Ulla Alin, Saara Mehtälä

1229 Asumisneuvonta
  Saara Mehtälä
  varalla Ulla Alin, Päivi Karikumpu

801 Kiinteä omaisuus                     
   Ulla Alin,
   varalla Saara Mehtälä, Päivi Karikumpu, hallituksen puheenjohtaja

810 Kh irtain omaisuus                  
   Saara Mehtälä
   varalla Päivi Karikumpu, Ulla Alin, hallituksen puheenjohtaja

820 Kh aineeton käyttöomaisuus
   Ulla Alin,
   varalla Saara Mehtälä, Päivi Karikumpu, hallituksen puheenjohtaja

Päätös 

OTE: Nimetyt, Kuntien Hetapalvelut Oy, talousjohtaja, taloushallinnon asiantuntija, controller