Hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 29.05.2024/Pykälä 49

Hvltk 29.05.2024 § 49  

222/02.04.00.00/2024  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [X]

Liitteet: Tarjouspyyntö, tarjoustenavauspöytäkirja, tarjousvertailu ei julkinen JulkL 5 §

Valmistelija 

 Kirjastotoimenjohtaja p. 040 344 7346

Joki-kirjastot ovat kilpailuttaneet kirjallisuuden hankinnan välityssopimuksen. Tarjouspyynnön valmisteli hankintaryhmä, johon kuuluivat kirjastojohtaja Janne Koski (Ylivieska), kirjastotoimenjohtaja Anita Aho (Reisjärvi), kirjastotoimenjohtaja Päivi Holsti (Nivala) ja kirjastotoimenjohtaja Inga Petäjäsoja (Oulainen). Hankintatyöryhmä on laatinut päätössuosituksen kunnille. Mukana olevat kunnat tekevät kukin hankintapäätökset hankintaohjeidensa ja hallintosääntöjensä mukaisesti.

Hankintasopimus koskee suomen- ja ruotsinkielistä kirjallisuutta, vieraskielistä kirjallisuutta ja kirjallisuuteen liittyvää av-aineistoa. Yhteishankinta ylittää EU-kynnysarvon (2,2 milj. € ja Nivalan kaupungin osuus 240 000 €/ 4 vuotta). Tarjouspyyntö (Liite 1) on julkaistu 22.3.2024 Ylivieskan kaupungin Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta Hilmassa (tarjouspyyntö diaarinumero 491113). Hankinta toteutettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) mukaisena avoimena menettelynä. Kilpailutettu sopimuskausi on 1.11.2024 - 31.10.2026. Sopimusta voidaan jatkaa enintään kahdella optiovuodella 1.11.2026-31.10.2028.

Tarjousten jättämisen määräaika oli 23.4.2024 klo 15. Määräaikaan mennessä saapuivat tarjoukset Kirjavälitys Oy:ltä ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:ltä. Hankintatyöryhmä avasi tarjoukset 24.4.2024 (Liite 2). Molemmat tarjouksen jättäneet tarjoavat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoukset olivat myös tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjouspyynnön mukaisesti puitesopimukseen olisi hyväksytty viisi toimittajaa, joiden edellytettiin käyttävän Woima-hankintaportaalia. Joki-kirjastojen käyttämä Woima-hankintaportaali vertailee sopimuskaudella kunkin yksittäisen hankinnan hintoja ja ohjaa tilauksen tilaushetkellä edullisemmalle puitesopimustoimittajalle. Jos toimittajia olisi ollut enemmän kuin viisi, niin vertailukohdaksi olisi otettu yrityksen vuosittainen nimikemäärä. Koska hyväksyttäviä tarjouksia saapui kaksi, puitejärjestelyyn valitaan molemmat toimittajat, eikä tarjousten vertailua tarvitse suorittaa (Liite 3).

Hankintapäätös annetaan kunnista tiedoksi sähköisesti. Hankintasopimus ei synny päätöksellä tai siitä tiedottamalla, vaan vasta, kun odotusaika ja valitusaika ovat kuluneet ja hankintayksikkö ja valitut puitesopimustoimittajat ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen (Liite 6).

Valmistelijan ehdotus

Nivalan hyvinvointilautakunta päättää valita Nivalan kaupunginkirjaston suomen-, ruotsin- ja vieraskielisen kirjallisuuden sekä kirjallisuuteen liittyvän av-aineiston hankinnassa puitesopimus-toimittajiksi Kirjavälitys Oy:n ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:n 1.11.2024 - 31.10.2026. Optiokausista 1.11.2026-31.10.2028 tehdään erillinen päätös.

Esittelijä 

 Hyvinvointijohtaja Alatalo Timo

Päätösesitys 

 Hyvinvointilautakunta hyväksyy valmistelijan ehdotuksen

Päätös 

 Hyvinvointilautakunta totesi, että Kirjavälitys Oy:n nimi on vaihtunut huhtikuussa 2024 Storia Oy:ksi.

Nivalan hyvinvointilautakunta päätti valita Nivalan kaupunginkirjaston suomen-, ruotsin- ja vieraskielisen kirjallisuuden sekä kirjallisuuteen liittyvän av-aineiston hankinnassa puitesopimus-toimittajiksi Storia Oy:n ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:n 1.11.2024 - 31.10.2026. Optiokausista 1.11.2026-31.10.2028 tehdään erillinen päätös.

Hyväksyttiin.

Merk.  Asiantuntija Päivi Holsti oli kokouksessa läsnä § 49, 50 ja 51 esittelyjen ajan klo 18.03-18.29.

OTE: Storia Oy Sirpa Tilli

 Suomen kirjastopalvelu Oy Anna Humalainen

 kirjastotoimenjohtaja Päivi Holsti

 kaupunginhallitus

 kirjaamo Nivalan kaupunki