Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.06.2022/Pykälä 273

Khall 28.06.2022 § 273  

321/07.00.00/2022  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [X ]

Oheismateriaali: tiedonohjaussuunnitelma tehtäväluokittain,

Koko tiedonohjaussuunnitelma on nähtävillä kokouksessa.

Valmistelija 

 Tietohallintosihteeri p. 040 344 7224

Nivalan kaupungissa on käytössä Innofactorin asianhallintajärjes­telmä Dynasty 10. Järjestelmään sisältyvät osiot: asianhallinta, viran­haltijapäätökset, kokoushallinta, kokoushallinnan- ja viranhallintapää­tösten julkaisu, yhteystietorekisteri, sopimusten ja kuulutusten hallinta sekä sähköinen kokoushallinta. Lisäksi käytössä on Innofactorin tie­donohjausjärjestelmä (TOJ), joka on selainkäyttöinen työkalu tie­donohjaussuunnitelmien laatimiseen ja ylläpitoon. Tiedonohjaussuun­nitelmalla (TOS) ohjataan sähköisten asiakirjatietojen luontia ja käsit­telyä tietojärjestelmässä ja se on edellytys sähköisten asiakirjojen hal­linnalle.

Sähköinen asianhallintajärjestelmä Dynasty 10 edellyttää toimivaa ja ajan tasalla olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) joka sisältää tie­dot kunnan tuottamista ja kuntaan saapuvista asiakirjoista sekä näi­den asiakirjojen käsittely- ja säilytyskäytännöt.

Laadittua tiedonohjaussuunnitelmaa on valmisteltu yhteistyössä toi­mialojen arkistovastuuhenkilöiden kanssa. Tiedonohjaussuunnitel­man runkona on käytetty kuntien yhteistä tehtäväluokitusta, joka on luettelo kunnan lakisääteisistä tehtävistä sekä tuki- ja ylläpitotehtä­vistä. Tiedonohjaussuunnitelmaa on pidettävä jatkuvasti ajan tasalla seuraamalla tehtävissä ja toimintaprosesseissa tapahtuvaa kehitystä ja merkitsemällä suunnitelmaan niihin liittyvien tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä sekä arkistonmuodostuksessa tapahtuvat muutokset. Tiedonohjaussuunnitelma toimii arkistolain (831/1994) edellyttämänä Nivalan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmana 30.5.2022 al­kaen ja korvaa vanhan käytössä olleen ABC-pohjaisen arkistonmuo­dostussuunnitelman.

Ennen uuden tiedonohjaussuunnitelman käyttöönottoa, voimassa oleva vanha ABC-pohjainen arkistonmuodostussuunnitelma on ku­mottava. Kaupunginhallituksen tulee 30.5.2022 alkaen hyväksyä ja vahvistaa Nivalan kaupungin ABC-pohjaisen arkiston päättäminen sekä vahvistaa ja hyväksyä uusi tehtäväluokitus ja tiedonohjaussuun­nitelman käyttöönotto.

Esittelijä 

 Kaupunginjohtaja Karikumpu Päivi

Päätösesitys 

 Kaupunginhallitus vahvistaa Nivalan kaupungin ABC-pohjaisen arkiston päättämisen sekä vahvistaa ja hyväksyy uuden tehtäväluokitus ja tiedonohjaussuunnitelman käyttöönoton.

Päätös 

 Hyväksyttiin.

OTE: Tietohallintosihteeri