Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 12.12.2024/Pykälä 116

Tek 12.12.2024 § 116  

423/02.00.01/2024  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [ ]

Valmistelija 

 Tekninen johtaja p. 040 344 7301

Valtuuston hyväksymän talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa todetaan laskujen hyväksymisestä seuraavaa:

Ennen hankintapäätöksen tekemistä hankintapäätöksen tekijän on varmistettava, että käytettävissä olevat määrärahat riittävät hankintakustannusten kattamiseen.

Yrittäjiltä ostettavien palveluiden kohdalla on hankintapäätöstä tehtäessä tarkistettava, kuuluuko yrittäjä ennakkoperintärekisteriin ja YEL:n (yrittäjäeläkevakuutus) piiriin. Yksityisyrittäjältä pyydetään ennakkoperintärekisteriote, sekä yrittäjäeläketodistus, jotta suoritus voidaan maksaa ostoreskontran kautta. Mikäli yrittäjä ei toimita em. todistusta, suoritus on maksettava palkanlaskennan kautta. Ennakkoperintärekisteriin kuulumisen voi tarkastaa myös YTJ-rekisteristä (verohallinnon yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Näillä tarkistuksilla varmennetaan, että kaupungille ei myöhemmin lankea yrittäjän itsensä maksettavaksi kuuluvia eläkekuluja ja ennakon-pidätyksiä.

Jokaista tehtäväaluetta ja/tai yksikköä varten toimielimet määrittelevät vuosittain laskujen hyväksyjät. Jokaiselle hyväksyjälle tulee nimetä varahenkilö. Laskujen hyväksyjän tulee olla tehtäväalueen tai yksikön toiminnasta vastuullinen henkilö.

Laskujen hyväksyjien tiedot tulee pitää ajan tasalla sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän reitityksessä. Muutokset laskujen hyväksyjissä ilmoitetaan taloustoimistoon ja Kuntien Hetapalveluille.

Kaupungin osto- ja myyntireskontraa ylläpitää Kuntien Hetapalvelut Oy. Ostolaskujen käsittelyssä käytetään sähköistä ostolaskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmää. Ostolaskut ohjataan kaupungin viralliseen laskutusosoitteeseen.

Laskun viitetietona tulee olla laskun tarkastajan ja hyväksyjän nimi, sekä kustannuspaikka. Toimialat vastaavat laskujen reititystietojen (kustannuspaikkojen tarkastajat ja hyväksyjät) ajan tasalla pitämisestä. Tilitoimisto vastaa asianmukaiseen osoitteeseen toimitettujen verkko- ja paperilaskujen sekä maksumääräysten reitittämisestä kiertoon kaupungin organisaatioon toimialojen ylläpitämän reitityskartan mukaisesti.

Laskut kierrätetään sähköisesti ostolaskuohjelmassa. Kolmivaiheisessa kierrossa laskulla on kaksi tarkastajaa ja hyväksyjä. Toisen tarkastajan tulee olla tiliöintitaitoinen. Tarkastusvaiheessa varmistutaan siitä, että laskussa veloitettu tavara tai palvelu on vastaanotettu ja että lasku on oikein ja vastaa saatua tavaraa tai palvelua. Tarkastusvaiheessa lasku tiliöidään, ellei Hetapalveluiden esikäsittely ole tehnyt tiliöintiä. Tarkastaja voi lisätä tietoihin kustannuspaikan, jonka käyttöön tavara tai palvelu on tullut.

Hyväksyjän vastuulla on tarkistaa, että lasku kohdentuu oikealle kustannuspaikalle, on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty tarkastetuksi ja että menon suorittamiseksi on käytettävissä määrärahaa. Hyväksyjällä on velvollisuus tarvittaessa lisätä, täydentää tai korjata kustannuspaikkatieto tai tiliöintiä.

Laskun tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyjän asemassa oleva ei saa hyväksyä omia puhelin-, matka-, majoitus- tai koulutuslaskujaan vaan ne on esihenkilön hyväksyttävä.

Esittelijä 

 Maankäyttöpäällikkö Peltomaa Juha

Päätösesitys 

 Tekninen lautakunta päättää hyväksyä laskujen ja tositteiden hyväksyjät vuodelle 2024 seuraavasti:

Tehtäväalue:  Hyväksyjä:

600 LUPA- JA VALVONTA
 
    Ari Ojala                                      vt. rakennustarkastaja             
 
650 MAANKÄYTTÖ
 
                     Juha Peltomaa                                                maankäyttöpäällikkö

700 TEKNISEN TOIMEN HALLINTO
7001 Teknisen toimen hallinto 
   Ville Repo
    tekninen johtaja
   toimialajohtaja

7010 Kuntatekniikka                         
                                                           Juho Rautio
                                                           kuntatekniikan päällikkö

705 LIIKENNEVÄYLÄT 
7051 Kaavatiet
7052 Kevyenliikenteenväylät
7063 Valaistus
7064 Sadevesiverkosto
7065 Kunnan tiet
7067 Monitoimiradasto
7073 Liikuntakeskuksen talvihoito   



Juho Rautio   Juha Peltomaa  kuntatekniikan päällikkö                            maankäyttöpäällikkö      



7071 - 7072 yksityistiet 

Juho Rautio   Juha Peltomaa
kuntatekniikan päällikkö  maankäyttöpäällikkö


710 PUISTOT JA YLEISET ALUEET
720 KONEKESKUSPALVELUT
730 JÄTEHUOLTO 

Juho Rautio   Ulla-Maija Välikangas 
kuntatekniikan päällikkö  puistotyönjohtaja 


740 KUNNOSSAPITO

Alvi Tölli                                             Aki Karppinen
kiinteistöpäällikkö  kiinteistöpäällikön sijaisena                                           toimiessaan

7404-7590 Kulutusmittaus  ja erityislaitehuolto

Juha Maijala                                       Alvi Tölli  
automaationpääkäyttäjä                     kiinteistöpäällikkö

                                                            
860 - 880 INVESTOINNIT VASTUUALUEITTAIN

Vastaavat henkilöt kuten edellä toimialajohtajan määrittelyn mukaisesti

Lisäksi kaikkien laskujen hyväksyjinä voivat toimia varalla.

Ville Repo                       Juha Peltomaa
tekninen johtaja  maankäyttöpäällikkö
toimialajohtaja  toimialajohtajan sijaisena
   toimiessaan

Päätös 

 Hyväksyttiin yksimielisesti.

OTE:

Kuntien Hetapalvelut Oy, laskujen hyväksyjät, talousjohtaja, talousasiantuntija, toimistoassistentti, controller