Henkilöstöjaos
Pöytäkirja 18.12.2024/Pykälä 76

Jory 09.12.2024 § 93 

Valmistelija 

 Hallintojohtaja

Yleishallinnossa on valmistelu pitkän aikavälin henkilöstösuunnitelmaa. Osana suunnitelmaa on luotu yhteisten palveluiden kehittämissuunnitelma. Käydään läpi valmistelun tilanne ja seuraavat toimenpiteet. Keskustellaan työn jatkumisesta muiden toimialojen osalta, mikä on henkilöstöjaoksen talousarvion 2025 tavoite.              

Asian käsittely 

 Johtoryhmä sai katsauksen yleishallinnon henkilöstösuunnitelmasta ja valmistelua jatketaan. Toimialat sitoutuvat kaupungin henkilöstösuunnitelman prosessien kehittämiseen.

OTE: yt:elin

Ytelin 17.12.2024 § 57 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Kesän ja syksyn 2024 aikana on yleishallinnossa ollut valmistelussa pitkänaikavälin henkilöstösuunnitelma. Osana henkilöstösuunnitelmaa on valmisteltu yleishallinnon kehittämissuunnitelmaa, joka saatiin toimeksiantoja talouden tasapainottamisen ja toiminnan kehittämisen työn yhteydessä keväällä.

Henkilöstösuunnitelman tavoitteena on antaa näkyvyys pitemmällä aikavälillä tapahtuviin muutokseen niin henkilöstörakenteen kuin kaupungin toimialojen toiminnan osalta. Tavoitteena on, että pitkällä aikavälillä henkilöstömäärä ei kasva vaan on laskeva. Eläköitymisien yhteydessä tarkastellan jokaisen tehtävän tarkoituksenmukainen sijoittuminen tavoiteorganisaatioihin peilaten.

Yleishallinnon kehittämissuunnitelman ajatuksena on luoda matriisimainen yhteisten palveluiden organisaatio, joka palvelee kaikkia kaupungin toimialoja poikkileikkaavasti ja tukee toimialojen omaa työtä. Valmistelussa on rakennettu tavoiteorganisaatio, jota kohden edetään pitkällä aikavälillä.

Tarpeelliset hallinnolliset resurssit on edelleen toimialoilla ja tämä osa valmistelua on tarkoitus toteuttaa vuoden 2025 aikana. Henkilöstöjaoksen talousarviotavoitteena vuodelle 2025 on kehittämissuunnitelman laajentaminen muille toimialoille. Yleishallinnon suunnitelma oli ensimmäinen, josta valmistelutyö lähti.

Valmistelussa on kartoitettu hallinnon prosessit niin taloushallinnnon, HR:n kuin yleishallinnon osalta ja kaikista prosesseista on luotu prosessikuvaukset. Prosessikuvaukset ovat työkalu tehtävänkuvien valmisteluun ja kuvaavat jo tämän hetken prosesseja. Samalla on tarkasteltu myös toimenkuvia, joista prosessit on poimittu. Prosessikuvaukset on käyty läpi ao. prosessia hoitavien henkilöiden kanssa.

Esitellään kokouksessä sekä yleishallinnon kehittämissuunnitelma, alustavat prosessikuvaukset sekä henkilöstösuunnitelma dokumentti, joka menee henkilöstöjaokseen.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Mehtälä Saara

Päätösesitys 

 Yhteistoimintaelin käy keskustelua asiasta ja hyväksyy valmistelutyön ja askelmerkit omalta osaltaan.

Päätös 

 Hyväksyttiin.

OTE: Henkilöstöjaos

Hj 18.12.2024 § 76  

20/00.01.07/2024  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

 Oheismateriaali: Henkilöstösuunnitelmaluonnos, prossessit

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Yhteistoimintaelimelle on esitelty pitkänaikavälin henkilöstösuunnitelmaluonnos, prosessikaaviot sekä yhteisten palveluiden kehittämissuunnitelma.

Henkilöstösuunnitelma on ollut henkilöstöjaoksen talousarviotavoitteissa ja sen toimeksianto on täsmentynyt vuoden 2024 aikana toiminnan kehittämisen ja talouden tasapainottamisen työn aikana. Yhtenä tasapainottamisohjelman evästyksenä oli selvittää keskitettyjen toimistopalveluden toteuttaminen. Tätä on tehty ja yhteisten palveluiden kehittämissuunnitelma perustuu ajatukseen keskitetyistä hallintopalveluista.

Henkilöstösuunnitelman tavoitteena on antaa näkyvyys pitemmällä aikavälillä tapahtuviin muutokseen niin henkilöstörakenteen kuin kaupungin toimialojen toiminnan osalta. Tavoitteena on, että pitkällä aikavälillä henkilöstömäärä ei kasva vaan on laskeva. Eläköitymisien yhteydessä tarkastellan jokaisen tehtävän tarkoituksenmukainen sijoittuminen tavoiteorganisaatioihin peilaten.

Yleishallinnon kehittämissuunnitelman ajatuksena on luoda matriisimainen yhteisten palveluiden organisaatio, joka palvelee kaikkia kaupungin toimialoja poikkileikkaavasti ja tukee toimialojen omaa työtä. Valmistelussa on rakennettu tavoiteorganisaatio, jota kohden edetään pitkällä aikavälillä.

Tarpeelliset hallinnolliset resurssit on edelleen toimialoilla ja tämä osa valmistelua on tarkoitus toteuttaa vuoden 2025 aikana. Henkilöstöjaoksen talousarviotavoitteena vuodelle 2025 on kehittämissuunnitelman laajentaminen muille toimialoille. Yleishallinnon suunnitelma oli ensimmäinen, josta valmistelutyö lähti.

Valmistelussa on kartoitettu hallinnon prosessit niin taloushallinnnon, HR:n kuin yleishallinnon osalta ja kaikista prosesseista on luotu prosessikuvaukset. Prosessikuvaukset ovat työkalu tehtävänkuvien valmisteluun ja kuvaavat jo tämän hetken prosesseja. Samalla on tarkasteltu myös toimenkuvia, joista prosessit on poimittu. Prosessikuvaukset on käyty läpi ao. prosessia hoitavien henkilöiden kanssa.

Käydään läpi henkilöstösuunnitelmaluonnos-dokumentti, prossessikaaviot sekä yhteisten palveluiden kehittämissuunnitelma. Tavoitteena on tehdä henkilöstösuunnitelmaan viimeiset tarkennukset henkilöstöjaoksen evästuksen perusteella ja tuoda valmis suunnitelma vahvistettavaksi tammi-helmikuun aikana.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Mehtälä Saara

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos merkitsee tiedoksi henkilöstösuunnitelman valmistelun tilanteen ja evästää valmistelijaa.

Päätös 

 Henkilöstöjaos evästi valmistelijaa ja merkitsi henkilöstösuunnitelman valmistelun tilanteen tiedoksi.