Hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 11.12.2024/Pykälä 111

Hvltk 11.12.2024 § 111  

423/02.00.01/2024  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [X]

 Liite: Hvltk laskujen tarkastajat ja hyväksyjät 2025

Valmistelija 

 Hyvinvointijohtaja p. 040 344 7323

 Valtuuston hyväksymän talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa

 todetaan laskujen hyväksymisestä seuraavaa:

Ennen hankintapäätöksen tekemistä hankintapäätöksen tekijän on varmistettava, että käytettävissä olevat määrärahat riittävät hankintakustannusten kattamiseen.

Yrittäjiltä ostettavien palveluiden kohdalla on myös hankintapäätöstä tehtäessä tarkistettava, kuuluuko yrittäjä ennakkoperintärekisteriin ja YEL:n (yrittäjäeläkevakuutus) piiriin. Yksityisyrittäjiltä pyydetään ennakkoperintärekisteriote, sekä yrittäjäeläketodistus, jotta suoritus voidaan maksaa ostoreskontran kautta. Mikäli yrittäjä ei toimita em. todistusta, suoritus on maksettava palkanlaskennan kautta. Ennakkoperintärekisteriin kuulumisen voi tarkastaa myös YTJ-rekisteristä (verohallinnon yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Näillä tarkistuksilla varmennetaan, että kaupungille ei myöhemmin lankea yrittäjän itsensä maksettavaksi kuuluvia eläkekuluja ja ennakonpidätyksiä.

Jokaista tehtäväaluetta ja/tai yksikköä varten toimielimet määrittelevät vuosittain laskujen hyväksyjät. Jokaiselle hyväksyjälle nimetään varahenkilö. Laskujen hyväksyjän tulee olla tehtäväalueen tai yksikön toiminnasta vastuullinen henkilö. Laskujen hyväksyjien tiedot tulee pitää ajan tasalla sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän reitityksessä. Laskujen hyväksyjäpäätöksistä sekä niihin vuoden aikana tulevista muutoksista tulee ilmoittaa välittömästi myös taloustoimistoon. 

Kaupungin osto- ja myyntireskontraa ylläpitää Kuntien Hetapalvelut Oy. Ostolaskujen käsittelyssä käytetään sähköistä ostolaskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmää. Ostolaskut ohjataan kaupungin viralliseen laskutusosoitteeseen ja viitetiedoksi ohjeistetaan laittamaan laskun tarkastajan ja hyväksyjän nimi. Tilitoimistoon tulleet laskut ja niiden liitteet skannataan sekä verkkolaskut vastaanotetaan ja kaikki laskut reititetään tilitoimistolla ennalta laaditun reitityskartan mukaisesti kaupungin organisaatioon.

Kaupungin puolella laskut tulevat sähköisesti ensin laskun ensimmäiselle tarkastajalle, joka tiliöi laskun. Tämän jälkeen lasku siirtyy toiselle tarkastajalle, jonka tehtävänä on tarkastaa, että laskussa veloitettu tavara tai palvelu on vastaanotettu ja että lasku on oikein ja vastaa saatua tavaraa tai palvelua. Laskun tarkastuksen tehneet henkilöt voivat myös vaihtoehtoisesti lähettää laskun hyväksyjälle, joka tiliöi ja/tai pelkästään hyväksyy laskun. Hyväksyjän vastuulla on tarkistaa, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty tarkastetuksi, laskussa on oikea tiliöinti, ja että menon suorittamiseksi on käytettävissä määrärahaa.

Laskun tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyjän asemassa olevakaan ei saa hyväksyä omia puhelin-, matka-, majoitus-, koulutuslaskuja vaan ne on esimiehen hyväksyttävä.

Esittelijä 

 Hyvinvointijohtaja Alatalo Timo

Päätösesitys 

 Lautakunta hyväksyy hyvinvoinnin toimialan laskujen ja tositteiden tarkastajat ja hyväksyjät liitteen mukaisesti vuodelle 2025. Päätös liitteineen lähetetään Hetapalveluihin.

Päätös 

 Lautakunta hyväksyi hyvinvoinnin toimialan laskujen ja tositteiden tarkastajat ja hyväksyjät liitteen mukaisesti vuodelle 2025. Päätös liitteineen lähetetään Hetapalveluille.

OTE: Kuntien Hetapalvelut, laskujen hyväksyjät, taloushallinnon asiantuntija