Henkilöstöjaos
Pöytäkirja 11.11.2024/Pykälä 66

Hj 19.09.2022 § 51 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Nivalan kaupungilla on aloitettu sähköisen arkistoinnin hanke. Projekti tehdään ns. sisäisenä hankkeena ja sille on talousarvioon määritelty oma kustannuspaikka. Sähköinen arkistointi tarkoittaa digitaalisten asiakirjojen, tietoaineistojen pitkäaikaista säilytystä digitaalisessa muodossa. Arkistointijärjestelmäksi on hankittu Innofactor Oy:n tuottama Dynasty-arkisto.

Aktiivijärjestelmiä on Nivalan kaupungilla n.130. Aktiivijärjestelmillä tuotetaan aineistoja, mutta ne eivät sovellu aineistojen pysyvään säilyttämiseen. Dynasty-arkistoon aineistojen siirto aloitetaan Dynastyssa olevista aineistoista. Jatkossa selvitetään, soveltuuko Dynasty-arkisto myös muiden järjestelmien tuottamien aineistojen säilytykseen.

Sähköisen arkistoinnin hanke kestää vuodesta kahteen vuoteen, mahdollisesti jopa pidempään. Dynasty-arkiston koulutukset ovat vuoden 2022 puolella.

Hankkeessa työskentelevät pääsääntöisesti vastuullisina hanketyöntekijöinä tietohallintosihteeri Teija Kumpumäki, kasvatuksen ja koulutuksen hallintoasiantuntija Marketta Kumara ja palvelusihteeri Raija Aksila. Hankkeesta vastaa hallintojohtaja ja teknisenä asiantuntijana on tietohallintopäällikkö. Hanketyöntekijöiden työajaksi on ajateltu 1-2 työpäivää viikossa eli 20-40 % viikottaisesta työajasta. Tältä osin hanketyöntekijöiden tehtävänkuvia on tarkasteltava siten, että työaika tulee riittämään.

Sähköisen arkistoinnin hanke vaatii sitoutumista ja opiskelua hanketyöntekijöiltä. Siltä osin tehtävän vaativuus jonkin verran heillä nousee. Toisaalta tehtävänkuvia tulee muuttaa siten, ettei kuormitusta työmäärästä sinänsä tule lisää. Hanketyöntekijät ovat esittäneet erilliskorvausta vastuutyöntekijöille.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Hankonen Liisa

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos päättää, että sähköisen arkistoinnin hankkeen vastuuhenkilöille maksetaan henkilökohtainen lisä hankkeen ajan.

Päätös Hyväksyttiin. Hankkeen etenemisestä tulee antaa tilannekatsaus henkilöstöjaokselle puolen vuoden kuluttua (3.2023).

OTE:  Kuntien Hetapalvelut Oy, hankkeen vastuuhenkilöt

Hj 24.05.2023 § 38 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Hankkeessa työskentelevät vastuulliset hanketyöntekijät tietohallintosihteeri Teija Kumpumäki, kasvatuksen ja koulutuksen hallintoasiantuntija Marketta Kumara ja palvelusihteeri Raija Aksila antavat henkilöstöjaokselle tilannekatsauksen sähköisen arkistoinnin hankkeen etenemisestä.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Hankonen Liisa

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos merkitsee sähköisen arkistoinnin projektin tilannekatsauksen tietoon saaduksi ja käy asiasta evästyskeskustelun.

Päätös 

 Merkittiin tietoon saaduksi. Seuraava tilannekatsaus saadaan marras-joulukuussa 2023.

Merk. Henkilöstöjaos hyväksyi yksimielisesti, että tietohallintosihteeri Teija Kumpumäellä, hallintoasiantuntija Marketta Kumaralla ja palvelusihteeri Raija Aksilalla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa tämän pykälän esittelyn aikana, he olivat paikalla klo 17:40-17:57. Johanna Ruostetsaari saapui kokoukseen tämän pykälän aikana klo 17:42.

OTE: Hankkeen vastuuhenkilöt, johtoryhmä

Hj 22.01.2024 § 4 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [ ]

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p.040 244 7201

Hankkeessa työskentelevät vastuulliset hanketyöntekijät tietohallintosihteeri Teija Kumpumäki, kasvatuksen ja koulutuksen hallintoasiantuntija Marketta Kumara ja Raija Aksila antavat henkilöstöjaokselle tilannekatsauksen sähköisen arkistoinnin hankkeen etenemisestä.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Hankonen Liisa

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos merkitsee tilannekatsauksen tietoon saaduksi ja  käy projektista evästyskeskustelun.

Päätös 

 Merkittiin tietoon saaduksi. Seuraava tilannekatsaus saadaan alkusyksystä. Henkilöstöjaos antoi hallintojohtajalle evästystä projektin etenemiseen.

Merk. Henkilöstöjaos hyväksyi yksimielisesti, että tietohallintoasiantuntija Teija Kumpumäellä, hallintoasiantuntija Marketta Kumaralla ja hallintoasiantuntija Raija Aksilalla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa tämän pykälän esittelyn aikana, he olivat paikalla klo 18.21- 18.40.

Hj 16.09.2024 § 46 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

 Oheismateriaali: Hanketiimin tilannekatsaus

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Tammikuun kokouksessa sovitun mukaisesti projektiryhmä antaa tilannekatsauksen sähköisen arkistoinnin projektista.

Hankkeen käynnistyksen yhteydessä on arvioitu hankkeen kestoksi vuodesta kahteen tai mahdollisesti pidempään. Hanke on jatkunut syksyllä kaksi vuotta. Tarkastellaan hankkeen aikataulutusta ja määritellään hankkeelle päättymisajankohta.

Hallintojohtaja käy läpi oheismateriaalina olevan selvityksen.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Mehtälä Saara

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos merkitsee tilannekatsauksen tiedoksi ja päättää keskustelun perusteella hankkeen päättymisajankohdan.

Päätös 

 Henkilöstöjaos päätti, että:

1. projektitiimi antaa selvityksen projektin aikana käytetyistä tunneista 17.10.2024 henkilöstöjaoksen kokoukseen sekä

2. projektitiimi tulee antamaan selvityksen kansallisarkiston käyttömahdollisuudesta Nivalan kaupungin sähköisessä arkistoinnissa 11.11.2024 henkilöstöjaoksen kokoukseen paikan päälle.

OTE: Hankkeen vastuuhenkilöt, johtoryhmä

Hj 17.10.2024 § 56 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

Oheismateriaali: Projektitiimin tilannekatsaus,

selvitys käytetyistä tunneistä

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 244 7201

 Projektissa työskentelevät vastuulliset työntekijät tietohallintoasiantuntija Teija Kumpumäki, kasvatuksen ja koulutuksen hallintoasiantuntija Marketta Kumara ja hallintoasiantuntija Raija Aksila antavat henkilöstöjaokselle selvityksen sähköisen arkistoinnin projektiin käytetyistä työtunneista. Käydään kirjallinen selvitys läpi kokouksessa.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Mehtälä Saara

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos merkitsee selvityksen tietoon saaduksi.

Päätös 

 Henkilöstöjaos merkitsi selvityksen tiedoksi.

Edetään edellisessä kokouksessa tehdyn päätöksen mukaisesti. Projektitiimi tulee antamaan kokoukseen selvityksen kansallisarkiston käyttömahdollisuudesta Nivalan kaupungin sähköisenssä arkistoinnissa 11.11.2024 kokoukseen paikan päälle. Lisäksi projektitiimi antaa selvityksen projektin valmiusasteesta peilaten projektin kokonaisaikatauluun.

OTE: Projektin vastuuhenkilöt, johtoryhmä

Hj 11.11.2024 § 66  

421/01.01.03.03/2022  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

Oheismateriaali: Projektitiimin tilannekatsaus,

selvitys käytetyistä tunneistä

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Projektitiimi antaa kokouksessa selvityksen kansallisarkiston käyttömahdollisuudesta Nivalan kaupungin sähköisessä arkistoinnissa. Lisäksi projektitiimi antaa selvityksen projektin valmiusasteesta peilaten projektin kokonaisaikatauluun.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Mehtälä Saara

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos merkitsee selvityksen tietoon saaduksi.

Päätös 

 Henkilöstöjaos päätti, että arkistoinnin projektin yhteenvedot sähköisen arkistoinnin kartoituksista pyritämään saattamaan valmiiksi 30.6.2025 mennessä. Henkilöstöjaos suosittaa tekemään selvitystä sähköisen asioinnin sekä WilmaSignin hankinnasta. Henkilöstöjaos merkitsi selvityksen tiedoksi.

Merk.  Henkilöstöjaos päätti, että tietohallintoasiantuntija Teija Kumpumäellä, hallintoasiantuntija Raija Aksilalla ja hallintoasiantuntija Marketta Kumaralla oli läsnäolo- ja puheoikeus tämän pykälän esittelyn aikana klo 18.11-19.23.

OTE: Projektin vastuuhenkilöt, johtoryhmä