Hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 12.06.2024/Pykälä 61

Hvltk 08.11.2023 § 98 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [X]

 Liite: Laskujen tarkastajat ja hyväksyjät 2024

Valmistelija 

 Hyvinvointijohtaja, p. 040 3447323

Valtuuston hyväksymän talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa todetaan laskujen hyväksymisestä seuraavaa:

Ennen hankintapäätöksen tekemistä hankintapäätöksen tekijän on varmistettava, että käytettävissä olevat määrärahat riittävät hankintakustannusten kattamiseen.

Yrittäjiltä ostettavien palveluiden kohdalla on myös hankintapäätöstä tehtäessä tarkistettava, kuuluuko yrittäjä ennakkoperintärekisteriin ja YEL:n (yrittäjäeläkevakuutus) piiriin. Yksityisyrittäjiltä pyydetään ennakkoperintärekisteriote, sekä yrittäjäeläketodistus, jotta suoritus voidaan maksaa ostoreskontran kautta. Mikäli yrittäjä ei toimita em. todistusta, suoritus on maksettava palkanlaskennan kautta. Ennakkoperintärekisteriin kuulumisen voi tarkastaa myös YTJ-rekisteristä (verohallinnon yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Näillä tarkistuksilla varmennetaan, että kaupungille ei myöhemmin lankea yrittäjän itsensä maksettavaksi kuuluvia eläkekuluja ja ennakonpidätyksiä.

Jokaista tehtäväaluetta ja/tai yksikköä varten toimielimet määrittelevät vuosittain laskujen hyväksyjät. Jokaiselle hyväksyjälle nimetään varahenkilö. Laskujen hyväksyjän tulee olla tehtäväalueen tai yksikön toiminnasta vastuullinen henkilö. Laskujen hyväksyjien tiedot tulee pitää ajan tasalla sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän reitityksessä. Laskujen hyväksyjäpäätöksistä sekä niihin vuoden aikana tulevista muutoksista tulee ilmoittaa välittömästi myös taloustoimistoon. 

Kaupungin osto- ja myyntireskontraa ylläpitää Kuntien Hetapalvelut Oy. Ostolaskujen käsittelyssä käytetään sähköistä ostolaskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmää. Ostolaskut ohjataan kaupungin viralliseen laskutusosoitteeseen ja viitetiedoksi ohjeistetaan laittamaan laskun tarkastajan ja hyväksyjän nimi. Tilitoimistoon tulleet laskut ja niiden liitteet skannataan sekä verkkolaskut vastaanotetaan ja kaikki laskut reititetään tilitoimistolla ennalta laaditun reitityskartan mukaisesti kaupungin organisaatioon.

Kaupungin puolella laskut tulevat sähköisesti ensin laskun tarkastajalle, jonka tehtävänä on tarkastaa, että laskussa veloitettu tavara tai palvelu on vastaanotettu ja että lasku on oikein ja vastaa saatua tavaraa tai palvelua. Laskun tarkastuksen tehnyt henkilö voi myös tiliöidä laskun tai vaihtoehtoisesti lähettää laskun hyväksyjälle, joka tiliöi ja/tai pelkästään hyväksyy laskun. Hyväksyjän vastuulla on tarkistaa, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty tarkastetuksi, laskussa on oikea tiliöinti, ja että menon suorittamiseksi on käytettävissä määrärahaa.

Laskun tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyjän asemassa olevakaan ei saa hyväksyä omia puhelin-, matka-, majoitus-, koulutuslaskuja vaan ne on esimiehen hyväksyttävä.

Esittelijä 

 Hyvinvointijohtaja Alatalo Timo

Päätösesitys 

 Lautakunta hyväksyy hyvinvoinnin toimialan laskujen ja tositteiden tarkastajat ja hyväksyjät liitteen mukaisesti vuodelle 2024. Päätös liitteineen lähetetään Hetapalveluihin.

Päätös 

 Hyväksyttiin.

OTE: Kuntien Hetapalvelut, laskujen hyväksyjät,

 taloushallinnon asiantuntija

Hvltk 23.01.2024 § 7 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [X]

Valmistelija 

 Hyvinvointijohtaja, p. 040 3447323

Hyvinvoinnin toimialalla on tapahtunut henkilöstömuutoksia 1.1.2024 alkaen, jolloin Hyvinvointia maahanmuuttaperheille- hankkeeseen on palkattu projektipäällikkö Virpi Ruotsalainen sekä hanketyöntekijä Kateryna Brytiuk. Hankkeelle on myös luotu oma kustannuspaikka 5857. Kulttuurituottaja Eija Kaarlelan työsuhde on päättynyt 7.1.2024 ja hänen tilalleen on vallittu uudeksi kulttuurituottajaksi Janne Tirri. Edellä mainittujen muutosten johdosta on listaus laskujen tarkastajista ja hyväksyjistä päivittynyt.

Esittelijä 

 Hyvinvointijohtaja Alatalo Timo

Päätösesitys 

 Lautakunta hyväksyy hyvinvoinnin toimialan laskujen ja tositteiden tarkastajat ja hyväksyjät liitteen mukaisesti vuodelle 2024. Päätös liitteineen lähetetään Hetapalveluihin.

Päätös 

 Lautakunta hyväksyi hyvinvoinnin toimialan laskujen tarkastajat ja hyväksyjät 2024.

OTE: Kuntien Hetapalvelut, laskujen hyväksyjät,

 taloushallinnon asiantuntija

Hvltk 12.06.2024 § 61  

414/02.00.01/2023  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [X]

 Liite: Hyvinvoinnin toimiala ostolaskujen tarkastajat ja hyväksyjät 2024, ei julkinen JulkL § 5

Valmistelija 

 Hyvinvointijohtaja p. 040 344 7323

Nivalan kaupungilla otetaan kesäkuun aikana käyttöön uusi laskujen tarkastamisen ja hyväksymisen käytäntö, jossa jokaisella laskulla on kaksi tarkastajaa ja yksi hyväksyjä (aikaisemmin yksi tarkastaja). Ensimmäisellä tarkastajalla tulee olla riittävä tiliöinnin tuntemus ja ammattitaito tiliöintien tekemiseen. Toinen tarkastaja on asiatarkastaja varmistaen ostojen oikeellisuuden. Kahden tarkastajan käyttöönotto vaatii uuden laskujen tarkastajien ja hyväksyjien käsittelyn hyvinvointilautakunnassa.

Esittelijä 

 Hyvinvointijohtaja Alatalo Timo

Päätösesitys 

 Lautakunta hyväksyy hyvinvoinnin toimialan laskujen ja tositteiden tarkastajat ja hyväksyjät liitteen mukaisesti vuodelle 2024. Päätös liitteineen lähetetään Hetapalveluihin.

Päätös 

 Teknisenä korjauksena §61 liitteeksi vaihdetaan päivitetty liite.
Lautakunta hyväksyi asian päätösesityksen mukaisesti.

OTE: Kuntien Hetapalvelut, laskujen hyväksyjät,

 taloushallinnon asiantuntija