Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.01.2024/Pykälä 7

Khall 15.01.2024 § 7  

414/02.00.01/2023  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Valtuuston hyväksymän talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa todetaan laskujen hyväksymisestä seuraavaa:

Ennen hankintapäätöksen tekemistä hankintapäätöksen tekijän on varmistettava, että käytettävissä olevat määrärahat riittävät hankintakustannusten kattamiseen. Yrittäjiltä ostettavien palveluiden kohdalla on hankintapäätöstä tehtäessä tarkistettava, kuuluuko yrittäjä ennakkoperintärekisteriin ja YEL:n (yrittäjäeläkevakuutus) piiriin. Yksityisyrittäjältä pyydetään ennakkoperintärekisteriote, sekä

yrittäjäeläketodistus, jotta suoritus voidaan maksaa ostoreskontran kautta. Mikäli yrittäjä ei toimita em. todistusta, suoritus on maksettava palkanlaskennan kautta.

Ennakkoperintärekisteriin kuulumisen voi tarkastaa myös YTJ-rekisteristä (verohallinnon yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Näillä tarkistuksilla varmennetaan, että kaupungille ei myöhemmin lankea yrittäjän itsensä maksettavaksi kuuluvia eläkekuluja ja ennakonpidätyksiä.

Jokaista tehtäväaluetta ja/tai yksikköä varten toimielimet määrittelevät vuosittain laskujen hyväksyjät.

Jokaiselle hyväksyjälle nimetään varahenkilö. Laskujen hyväksyjän tulee olla tehtäväalueen tai yksikön toiminnasta vastuullinen henkilö. Laskujen hyväksyjien tiedot tulee pitää ajan tasalla sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän reitityksessä. Laskujen hyväksyjäpäätöksistä sekä niihin vuoden aikana tulevista

muutoksista tulee ilmoittaa välittömästi myös taloustoimistoon.

Kaupungin osto- ja myyntireskontraa ylläpitää Kuntien Hetapalvelut Oy. Ostolaskujen käsittelyssä käytetään sähköistä ostolaskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmää. Ostolaskut ohjataan kaupungin viralliseen laskutusosoitteeseen ja viitetiedoksi ohjeistetaan laittamaan laskun tarkastajan ja hyväksyjän nimi.

Tilitoimistoon tulleet laskut ja niiden liitteet skannataan, sekä verkkolaskut vastaanotetaan ja kaikki laskut reititetään tilitoimistolla ennalta laaditun reitityskartan mukaisesti kaupungin organisaatioon.

Kaupungin puolella laskut tulevat sähköisesti ensin laskun tarkastajalle, joka tehtävänä on tarkastaa, että laskussa veloitettu tavara tai palvelu on vastaanotettu ja että lasku on oikein ja vastaa saatua tavaraa tai palvelua. Laskun tarkastuksen tehnyt henkilö voi myös tiliöidä laskun tai vaihtoehtoisesti lähettää laskun

hyväksyjälle, joka tiliöi ja/tai pelkästään hyväksyy laskun. Hyväksyjän vastuulla on tarkistaa, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty tarkastetuksi, laskussa on oikea tiliöinti, ja että menon suorittamiseksi on käytettävissä määrärahaa. Laskun tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyjän asemassa olevakaan ei saa hyväksyä omia puhelin-, matka-, majoituskoulutuslaskuja vaan ne on esimiehen hyväksyttävä.

Esittelijä 

 Kaupunginjohtaja Karikumpu Päivi

Päätösesitys 

 Kaupunginhallitus päättää hyväksyä laskujen hyväksyjät
seuraavasti:

Tehtäväalue
Hyväksyjät

105 Kaupunginvaltuusto
   Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen
   varalla Ulla Alin,
   Päivi Karikumpu,
   hallituksen puheenjohtaja

120 Kaupunginhallitus
   Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024    alkaen.
   varalla Päivi Karikumpu,
   Ulla Alin,
   hallituksen puheenjohtaja

127 Liikuntakeskus Oy:n toiminta-avustus
   Ulla Alin,
   varalla Päivi Karikumpu,
   Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
   hallituksen puheenjohtaja

128 Työllistämistoimet
   Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka. Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
   varalla Päivi Karikumpu,           
   Ulla Alin,
   hallituksen puheenjohtaja

130 Keskushallinto
  130, 141,143,145 
   Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
   varalla Ulla Alin,
   Päivi Karikumpu

144 Taloushallinto
   Ulla Alin,
   varalla Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
   Päivi Karikumpu

150 Henkilöstöjaos
   Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
   varalla Ulla Alin,
   Päivi Karikumpu

1226 Ympäristöterveydenhuolto
Päivi Karikumpu
varalla Ulla Alin
Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.

1228 TE-palvelut
Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka. Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
  varalla Ulla Alin,
   Päivi Karikumpu

1229 Asumisneuvonta
Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka. Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
  varalla Ulla Alin,
   Päivi Karikumpu

801 Kiinteä omaisuus                      
   Ulla Alin,
   varalla Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
   Päivi Karikumpu,
   hallituksen puheenjohtaja

810 Kh irtain omaisuus                   
   Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
   varalla Päivi Karikumpu,
   Ulla Alin,
   hallituksen puheenjohtaja

820 Kh aineeton käyttöomaisuus 
   Ulla Alin,
   varalla Liisa Hankonen 31.1.2024 saakka, Saara Mehtälä 1.2.2024 alkaen.
   Päivi Karikumpu,
   hallituksen puheenjohtaja

Päätös 

 Hyväksyttiin.

OTE: Nimetyt, Kuntien Hetapalvelut, talousjohtaja, taloushallinnon asiantuntija, controller