Henkilöstöjaos
Pöytäkirja 24.05.2023/Pykälä 38

Hj 19.09.2022 § 51 

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Nivalan kaupungilla on aloitettu sähköisen arkistoinnin hanke. Projekti tehdään ns. sisäisenä hankkeena ja sille on talousarvioon määritelty oma kustannuspaikka. Sähköinen arkistointi tarkoittaa digitaalisten asiakirjojen, tietoaineistojen pitkäaikaista säilytystä digitaalisessa muodossa. Arkistointijärjestelmäksi on hankittu Innofactor Oy:n tuottama Dynasty-arkisto.

Aktiivijärjestelmiä on Nivalan kaupungilla n.130. Aktiivijärjestelmillä tuotetaan aineistoja, mutta ne eivät sovellu aineistojen pysyvään säilyttämiseen. Dynasty-arkistoon aineistojen siirto aloitetaan Dynastyssa olevista aineistoista. Jatkossa selvitetään, soveltuuko Dynasty-arkisto myös muiden järjestelmien tuottamien aineistojen säilytykseen.

Sähköisen arkistoinnin hanke kestää vuodesta kahteen vuoteen, mahdollisesti jopa pidempään. Dynasty-arkiston koulutukset ovat vuoden 2022 puolella.

Hankkeessa työskentelevät pääsääntöisesti vastuullisina hanketyöntekijöinä tietohallintosihteeri Teija Kumpumäki, kasvatuksen ja koulutuksen hallintoasiantuntija Marketta Kumara ja palvelusihteeri Raija Aksila. Hankkeesta vastaa hallintojohtaja ja teknisenä asiantuntijana on tietohallintopäällikkö. Hanketyöntekijöiden työajaksi on ajateltu 1-2 työpäivää viikossa eli 20-40 % viikottaisesta työajasta. Tältä osin hanketyöntekijöiden tehtävänkuvia on tarkasteltava siten, että työaika tulee riittämään.

Sähköisen arkistoinnin hanke vaatii sitoutumista ja opiskelua hanketyöntekijöiltä. Siltä osin tehtävän vaativuus jonkin verran heillä nousee. Toisaalta tehtävänkuvia tulee muuttaa siten, ettei kuormitusta työmäärästä sinänsä tule lisää. Hanketyöntekijät ovat esittäneet erilliskorvausta vastuutyöntekijöille.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Hankonen Liisa

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos päättää, että sähköisen arkistoinnin hankkeen vastuuhenkilöille maksetaan henkilökohtainen lisä hankkeen ajan.

Päätös Hyväksyttiin. Hankkeen etenemisestä tulee antaa tilannekatsaus henkilöstöjaokselle puolen vuoden kuluttua (3.2023).

OTE:  Kuntien Hetapalvelut Oy, hankkeen vastuuhenkilöt

Hj 24.05.2023 § 38  

421/01.01.03.03/2022  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Hankkeessa työskentelevät vastuulliset hanketyöntekijät tietohallintosihteeri Teija Kumpumäki, kasvatuksen ja koulutuksen hallintoasiantuntija Marketta Kumara ja palvelusihteeri Raija Aksila antavat henkilöstöjaokselle tilannekatsauksen sähköisen arkistoinnin hankkeen etenemisestä.

Esittelijä 

 Hallintojohtaja Hankonen Liisa

Päätösesitys 

 Henkilöstöjaos merkitsee sähköisen arkistoinnin projektin tilannekatsauksen tietoon saaduksi ja käy asiasta evästyskeskustelun.

Päätös 

 Merkittiin tietoon saaduksi. Seuraava tilannekatsaus saadaan marras-joulukuussa 2023.

Merk. Henkilöstöjaos hyväksyi yksimielisesti, että tietohallintosihteeri Teija Kumpumäellä, hallintoasiantuntija Marketta Kumaralla ja palvelusihteeri Raija Aksilalla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa tämän pykälän esittelyn aikana, he olivat paikalla klo 17:40-17:57. Johanna Ruostetsaari saapui kokoukseen tämän pykälän aikana klo 17:42.

OTE: Hankkeen vastuuhenkilöt, johtoryhmä