Opetuslautakunta
Pöytäkirja 08.12.2022/Pykälä 126

Opeltk 08.12.2022 § 126  

542/02.00.00/2022  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [X ]

Valmistelija 

 Sivistysjohtaja p. 040 3447 311

Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt talousarvion vuodelle 2023 ja antanut ohjeet laskujen hyväksymiseen, laskujen käsittelyyn ja määrärahojen käyttöön.

Ennen hankintapäätöksen tekemistä hankintapäätöksen tekijän on varmistettava, että käytettävissä olevat määrärahat riittävät hankintakustannusten kattamiseen. Jokaista tehtäväaluetta ja/tai yksikköä varten toimielimet määrittelevät vuosittain laskujen hyväksyjät. Hyväksyjälle nimetään varahenkilö. Laskujen hyväksyjän tulee olla tehtäväalueen tai yksikön toiminnasta vastuullinen henkilö. Laskujen hyväksyjien tiedot tulee pitää ajan tasalla sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän reitityksessä. Laskujen hyväksyjäpäätöksistä sekä niihin vuoden aikana tulevista muutoksista tulee ilmoittaa välittömästi myös taloustoimistoon.

Kaupungin osto- ja myyntireskontraa ylläpitää Hetapalvelut Oy. Ostolaskujen käsittelyssä käytetään sähköistä ostolaskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmää. Ostolaskut ohjataan kaupungin viralliseen laskutusosoitteeseen ja viitetiedoksi ohjeistetaan laittamaan laskun tarkastajan ja hyväksyjän nimi. Tilitoimistoon tulleet laskut ja niiden liitteet skannataan, sekä verkkolaskut vastaanotetaan ja kaikki laskut reititetään tilitoimistolla ennalta laaditun reitityskartan mukaisesti kaupungin organisaatioon.

Kaupungin puolella laskut tulevat sähköisesti ensin laskun tarkastajalle, joka tehtävänä on tarkastaa, että laskussa veloitettu tavara tai palvelu on vastaanotettu ja että lasku on oikein ja vastaa saatua tavaraa tai palvelua. Laskun tarkastuksen tehnyt henkilö voi myös tiliöidä laskun tai vaihtoehtoisesti lähettää laskun hyväksyjälle, joka tiliöi ja/tai pelkästään hyväksyy laskun. Hyväksyjän vastuulla on tarkistaa, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty tarkastetuksi, laskussa on oikea tiliöinti, ja että menon suorittamiseksi on käytettävissä määrärahaa. Laskun tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyjän asemassa olevat eivät saa hyväksyä omia puhelin-, matka-, majoitus- koulutuslaskuja vaan ne on esimiehen hyväksyttävä.

Esittelijä 

 Sivistysjohtaja Viitakangas Riitta

Päätösesitys 

 Opetuslautakunta  hyväksyy laskujen hyväksyjät liitteen mukaisesti vuodelle 2023.

Päätös 

 Hyväksyttiin.

OTE: kaupunginhallitus

 hyväksyjät

 talousjohtaja