Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.11.2022/Pykälä 452

Khall 28.11.2022 § 452  

408/00.01.01.00/2022  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [ ]

Liite: Ohje toimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen sekä viranhaltijapäätösten julkaisemisesta kaupungin verkkosivuille

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Kuntalain 410/2015 säännöksissä korostuu verkkoviestintä kunnan viestintä- ja tiedottamiskanavana. Kunnan verkkoviestinnässä on lisäksi otettava huomioon seuraavat säännökset:

1. laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) eli julkisuuslaki
2. henkilötietolaki (523/1999)
3. EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
4. Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2016/2102 julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (saavutettavuusdirektiivi)

Kuntalain 140 §:ssä on säädetty päätöksen tiedoksiannosta kunnan jäsenelle verkossa. Säännös kuuluu kokonaisuudessaan seuraavasti:

"Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

Kunnan ja kuntayhtymän muun kuin 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.

Kunnan jäsenen ja 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa."

Nykyinen kuntalaki sekä EU:n tietosuoja-asetus edellyttävät, että verkossa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Kuntalain mukaan henkilötiedot on kokonaan poistettava tietoverkosta muutoksenhakuajan päättyessä. Tietosuoja-asetusta sovelletaan myös ennen sen voimaan tuloa julkaistuihin päätöksiin ja pöytäkirjoihin.

Kuntalain 29.1 §:n mukaan kunnan on tiedotettava kunnan toiminnasta asukkailleen, palvelujensa käyttäjille, järjestöille sekä muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoa kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmisteltavana olevista asioista ja niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on lisäksi tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun on mahdollista osallistua ja vaikuttaa.

Kuntaliitto on katsonut, että pöytäkirjan tai yksittäisen päätöksen verkossa pitämisen tarkoitus sen jälkeen, kun muutoksenhakuaika on kulunut, on ennen kaikkea täyttää kunnan tiedottamisvelvoitetta. Lähiaikoina päätöksenteon kohteena olleiden asioiden osalta tiedottamisintressi yleensä täyttyy. Sen sijaan useita vuosia vanhojen päätösten kohdalla tiedottamisintressiä harvoin enää on.

Nivalan kaupungin julkaisukäytännöt

Nivalan kaupungin yleisessä verkkoviestinnässä kuntalaisille ja asianosaisille käytetään kaupungin kotisivuja. Julkaiseminen tapahtuu Dynasty asianhallintaohjelmiston kautta. Kaupunginvaltuuston esityslistat julkaistaan 4 päivää ennen kokousta ja muiden toimielinten esityslistat pääsääntöisesti 4 päivää ennen kokousta. Toimelinten pöytäkirjat julkaistaan tarkastuksen ja allekirjoitusten jälkeen. Viranhaltijapäätökset julkaistaan niiltä osin kuin julkisuuslaki määrittelee.

Julkaistuja esityslistoja ja pöytäkirjoja on säilytetty kotisivuilla 2 vuotta julkaisun jälkeen ja viranhaltijapäätöksiä muutoksenhakuajan.

Esittelijä 

 Kaupunginjohtaja Karikumpu Päivi

Päätösesitys 

 Kaupunginhallitus päättää antaa seuraavat ohjeet esityslistojen, pöytäkirjojen ja viranhaltijapäätösten julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla:
1. henkilötietojen kirjaaminen esityslistatekstiin ja viranhaltijapäätöksiin tulee minimoida
2. verkkosivuilla julkaistaan toimielinten kokousten esityslistat ja sellaiset esityslistan liitteet, joissa ei ole henkilötietoja. Salassa pidettäviä tietoja ei julkaista.
3. pöytäkirjat liitteineen oikaisuvaatimus- ja valitusajan, minkä jälkeen henkilötiedot ja liitteet, joissa on henkilötietoja, poistetaan.
4. pöytäkirjat, joista henkilötiedot on poistettu, pidetään verkkosivuilla rajoittamattoman ajan. Salassa pidettäviä tietoja ei julkaista.
5.viranhaltijapäätökset, joissa kuntalaisilla on muutoksenhakuoikeus tai joita koskee erityinen tiedottamisintressi pidetään verkkosivuilla kahden (2) vuoden ajan
6. hankintojen osalta noudatetaan hyväksyttyjä Kansallisen kynnysarvon ja EU -kynnysarvon ylittävät hankinnat-hankintaohjetta ja Nivalan kaupungin hankintaohjetta.

Esihenkilöille järjestetään viranhaltijapäätösten julkaisemisesta erillinen koulutus.

Päätös 

 Hyväksyttiin.

OTE: kaikkiesimiehet@nivala.fi