Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 03.05.2022/Pykälä 190

Khall 03.05.2022 § 190  

145/00.01.02.01/2022  

Ennakkovaikutusten arviointi laadittu: Kyllä [ ] Ei [x]

 Liite: Valtuustoaloite 31.3.2022

Valmistelija 

 Hallintojohtaja p. 040 344 7201

Hanne Kokko/Vihreät on jättänyt 31.3.2022 valtuustoaloitteen, jossa hän esittää että Nivalan kaupungin sähköpostilaatikon kokoa suurennetaan mahdollisemman nopeasti suuremmaksi, jottei sähköpostien lähetys ja niiden saaminen esty ja siten tärkeät sähköpostit jää saamatta.

Nivalan kaupungin luottamushenkilöillä ja henkilöstöllä on käytössään kahden gigatavun (2Gt) M365 F3 lisenssit sähköpostiin. Lisenssi sisältää myös 2 Gt tallennustilaa one driveen. Luottamushenkilöiden käytössä on sähköinen kokoushallinta. Sähköisessä kokoushallinnassa on jokaiselle toimielimelle oma extranet, jonne tallennetaan muun muassa tiedoksiannot, monet asioiden valmistelu- ja oheismateriaalit, lausuntoluonnokset ja esittelijöiden esittelymateriaalit sekä koulutusmateriaalit. Kaikki kokousmateriaalit julkaistaan esityslistojen yhteydessä sähköiseen kokoushallintaan, josta ne ovat luottamushenkilöiden saatavilla ja jossa ne säilytetään. Näin vältetään turhaa sähköpostin tilan täyttämistä suurilla tiedostoilla.

Tietoturvan kannalta on tärkeää huolehtia siitä, ettei säilytä sähköpostissa arkaluontoista tai ei julkista/salattavaa tietoa. Sähköpostista on sanottu, että se on yhtä turvallinen kuin postikortti. Siksi on tärkeää huolehtia, että poistaa kokonaan tai tallentaa tarvittaessa sähköpostin kautta tulevaa tietoa muualle kuin sähköpostiin. Sähköpostin tyhjentämiseen ja tietojen tallentamiseen muualle löytyy oppaita nettisivuilta ja opastusta saa myös kaupungin it-tuelta (it-tuki@nivala.fi).

Sähköpostin tilan riittämättömyydestä ei ole tullut palautetta juuri lainkaan. Sähköpostin tilan nostaminen seuraavalle tasolle luottamushenkilöillä ja henkilöstöllä nostaisi kustannuksia vuositasolla noin 26 000 €.

Valmistelijan ehdotus

Nivalan kaupungin M365 F3 lisenssin sisältämä sähköpostilaatikon koko 2 Gt yhdessä muiden olemassa olevien tallennustilojen kanssa on tässä vaiheessa riittävä luottamushenkilöiden ja henkilöstön käyttöön. Aloite on loppuun käsitelty.

Esittelijä 

 Kaupunginjohtaja Karikumpu Päivi

Päätösesitys 

 Kaupunginhallitus päättää hyväksyä valmistelijan ehdotuksen ja toteaa aloitteen loppuun käsitelyksi.

Päätös 

 Hyväksyttiin.

OTE: Aloitteen jättänyt, hallintojohtaja